趨勢觀察／放大 AI 營運助力 三個策略

中小企業運用AI從日常開始改變工作效率。ZOOM╱提供

對臺灣多數中小型企業來說，AI不再是遙不可及的技術，而是現階段可以實際導入、優化營運流程與提升員工工作體驗的關鍵工具。但面對市面上衆多AI解決方案，許多企業領導者難免心生疑問，哪些功能是真正實用、對團隊有幫助的？當AI工具按使用者付費時，是否還具成本效益？更關鍵的是，該如何帶動內部文化轉變，讓員工願意打破舊習、真正把AI融入日常工作？

這也表示，AI要發揮效益，不僅仰賴技術本身，更仰賴企業是否能找到正確的導入方式與應用情境，並提升效率，爲員工創造更流暢、更具價值的工作體驗。

企業導入AI已是必然趨勢。然而，對於初次接觸此領域的企業領導者而言，更重要的是瞭解AI如何賦能員工並提升整體工作效率。對中小型企業來說，日常工作中其實有許多可運用AI的場景。

舉例來說，在開會的過程中AI可自動生成會議摘要，協助團隊成員快速回顧討論的重點，並讓錯過會議的員工也能即時掌握資訊脈絡。

此外，AI也能協助數據的彙整。從內部報表到顧客回饋，中小企業每天都要處理各種資訊與文件，AI可快速從大量資料中提取重點，或幫忙梳理冗長的信件與對話記錄，節省員工花在閱讀和統整細節上的時間。

無論是開發潛在客戶，或是提供客戶服務，AI也能協助員工草擬商務訊息，提升員工的迴應速度與溝通效率。當時間或資源有限時，AI助理可支援撰寫商業計劃、部落格文章、行銷文案或專案簡報的初稿，大幅加速內容構思與撰寫的時間。

許多中小企業已經開始感受到AI的潛力，但想要將AI用的聰明，策略比技術來的更加關鍵。

以下三個核心策略，能幫助企業釐清方向、穩健導入，讓AI成爲真正的營運助力。

策略1 重視工具與工作系統相容性

在數位工具推陳出新的今天，「應用程式疲勞」（App Overload）成爲企業內部普遍的隱性壓力。根據調查顯示，逾半數小型企業領導者（51%）表示，他們時常對其所須使用的工具與應用程式數量感到應接不暇。因此，中小企業在導入新興AI技術前，應首要評估其與現有系統的整合度。

策略2 精準鎖定發揮價值應用場景

AI不應只爲導入而導入，中小企業在考慮導入AI工具時應從面臨到的挑戰與痛點出發，探討如何運用AI技術解決企業面臨的問題。

以許多中小企業最常見的痛點之一：員工常常對頻繁的會議以及會後缺乏行動追蹤感到困擾，透過AI自動生成的會議摘要，讓不需要參與會議的人員也能快速掌握關鍵資訊。AI也能進一步根據會議摘要，明確列出代辦事項與具體執行步驟，從而確保會議決議能被高效、確實的執行。

策略3 教育並提供員工完善訓練

在爲中小企業找到合適的AI應用場景後，下一步該做的是讓團隊真正理解並熟練使用 AI。企業在導入AI工具時，應同步思考如何設計出讓員工願意使用、懂得使用、甚至樂於使用的工作流程。

根據調查發現，高達25%的員工不願意使用AI，是因爲他們不熟悉AI技術，或者不知道AI對自己有什麼幫助。有鑑於此，企業更應積極投入時間與資源，協助員工使用AI工具並提供必要的內部培訓，讓AI技術成爲日常工作的一部分，而非遙不可及的科技。唯有讓每位員工都能從中獲益，AI的潛力才能真正被髮揮。