賺回4000萬的簡報技術！微軟業務經理教你如何拿下合作機會

文／蘇書平　圖／大是文化、達志示意圖

我的簡報沒有風格，想聽什麼就能變換出什麼──摘錄自《賺回4,000萬的簡報技術》

國內外很多的簡報書或文章，都會提到一些標準化快速製作簡報的方法，但我在微軟卻學到不一樣的邏輯。

通常這種大型的跨國公司，總部都會先做好很多專業又美觀的簡報範本，員工可以自行上公司內部的網站下載來使用，這個概念很像網路上免費或付費簡報模板，只要把這些簡報稍微修改，就可以直接拿着這份簡報和客戶或主管溝通。

也許因爲微軟是一家擁有12萬名員工的大公司，所以每個人都會針對這份固定格式的簡報，做出屬於自己的風格。

例如，日本的同事會把這種美式簡報修改得更生動活潑，並簡化配色，讓我能以更直觀的方式理解原本複雜的技術。或許這也與日本人出版的商管類型書籍，相較於西方人出的書更容易理解有關。

歐洲的同事則更重視細節，常會增加許多補充說明，這可能和歐洲人從小學習與做事方式有關。通常這些同事做事比較嚴謹，且喜歡問問題，所以過去我到美國出差，參加一些歐洲人比較多的會議分享時，常發現整場會議幾乎沒有簡報，而是不斷把客戶的問題拿出來討論。而臺灣人做簡報通常比較保守，走的是四平八穩的風格。

所以真正好的簡報不是照本宣科，而是根據不同的溝通對象，重新詮釋與設計。如果你想讓自己的簡報技巧更國際化、更專業化，多看看其他國家的工作者怎麼做，也是一種好方法。

我在微軟和另一家外商公司工作時，曾度過8年北、中、南垂直移動的高鐵人生（還到北京、美國出差），一年至少要講兩百場簡報，地點可能是在五星級飯店、度假旅館，也可能是在客戶會議室進行，這時我就必須加快練習「針對同一個產品，如何在一年內，用不同的簡報方式、在不同的場合，對不同客戶（及經銷商）說明」。一旦簡報場景改變，你的態度、溝通方式都應該隨之變化。

這麼多的經驗當中，最特別的就是飯店簡報，在飯店或會議中心做簡報有別於在客戶會議室內，現場空間非常大，有狹長型也有寬廣型的。通常在這種大場地，你很難看到臺下觀衆的眼神；而且每家飯店的會議廳，硬體設備會有差異，所以每一次上臺前，你得迅速適應環境。研討會結束後，還得回收參加者問卷，瞭解他們對產品的評價，這個過程往往伴隨着很大的心理壓力。

因此，簡報配色的設計、字級大小選擇，以及你的颱風、語調，往往得等到當天上場前，依現場狀況臨時調整。

此類型的簡報壓力，主要來自於只要講得不夠好，馬上就會失去很多商業機會，甚戶，看看螢幕字級和顏色是否清楚。

一般來說，我的簡報時段較常被安排在早上、午休前的一場，或是終場前的最後一場。這兩個時段難度多半較高，因爲你得專心聽其他人講完、一邊觀察現場臺下觀衆的反應後，決定你要如何串場，將其他人的觀點和你的簡報結合在一起，這樣研討會的整個主題纔會有連貫性。

同樣是簡報，線上與現場大不同

另外一種比較難的簡報場景，是線上研討會（webinar）。很多人以爲，只要把現場用的投影片照搬到線上，就能輕鬆完成一場線上簡報。但真正的高手知道：線上簡報的規則完全不同。若你不瞭解這些差異，聽衆很可能不到五分鐘就轉身去回E-mail、刷訊息，甚至直接關掉視窗。

我常提醒學員：線上簡報的本質不是「你在講」，而是「他們願不願意留下來聽你說」。因此，準備一場成功的線上簡報，需要比現場更多的心思與技巧。以下是我這五年多總結出來的幾個關鍵。

關鍵一、時間切割：把一場會議拆成「注意力單位」

線上聽衆的專注力，通常只有現場的一半。若你還想一次講滿一小時，效果只會大打折扣。我的建議是：每10分鐘設計一個轉折點，可能是一張提問投影片、一段短影片，或是一個即時投票。

想像你在「喚醒」聽衆，讓他們重新投入。這就像在電影院裡，每隔10分鐘要有一個情節轉折，才能抓住觀衆的眼睛。

關鍵二、鏡頭感：你的臉，就是投影片的一部分

在現場，聽衆會因爲你站在舞臺上而自然聚焦。但在遠距會議中，你和簡報同樣都在螢幕上競爭空間。

保持眼神接觸：儘量直視鏡頭，而不是盯着螢幕。這樣聽衆會覺得你在看着他，而不是「低頭念稿」。光線與角度：避免逆光，讓臉部清晰；鏡頭略高於眼睛的位置最自然。表情管理：微笑不只是一種禮貌，更是一種信號，提醒聽衆「你值得專注」。

關鍵三、投影片設計：更簡單、更視覺化

線上簡報最大的敵人，就是「資訊過載」。聽衆的螢幕本來就擁擠，如果你還塞滿文字，等於把他們推開。

少即是多：線上簡報的文字要比現場文字減半，讓觀衆聽你講，而不是看字。大圖像、大對比：圖片比文字更能瞬間抓住注意力。善用對比色與大圖像，讓訊息直接打到聽衆的眼睛。一張投影片，一個重點：不要想在一張投影片裡講五件事。記住，線上聽衆的耐心，比你想像中更少。

關鍵四、互動設計：把觀衆「拖進來」

遠距簡報最大的風險，就是聽衆「人在，心不在」。因此，互動設計至關重要。

開場就互動：不要講20分鐘才問「有問題嗎？」一開始就來個投票或簡單問答，能讓聽衆進入參與模式。利用工具：Slido、Zoom Polling（按：前者爲一簡報互動工具，後者提供建立單選或複選投票問題）都是好幫手。即使只是一個「舉手功能」，也能有效提升參與感。留白與提問：刻意設計一至兩分鐘的停頓，邀請聽衆透過聊天室回答或留言，這能讓簡報更「雙向」。

關鍵五、備援與節奏：永遠假設「會出狀況」線

上簡報不是舞臺，而是戰場。任何小小的技術意外，都可能打斷你的節奏。

雙設備備援：一臺主電腦、平板或手機做後備。當主設備斷線時，可立即接手。網路測試：提早10分鐘檢查音訊、畫面、分享功能是否正常。計劃B簡報：準備一個「簡易版本」的簡報。萬一主持人說「因爲時間延誤，你只剩5分鐘」時，仍然能把核心訊息傳達出去。

關鍵六、聲音就是情緒：學會用聲音「領場」

在線上，聲音比現場更具影響力，因爲聽衆眼睛常常被其他訊息分散。

速度要快一點：語速比現場快10%，因爲線上的聽衆耐心很少。語調要有變化：單一聲調會讓聽衆很快失焦。刻意強調關鍵字，讓人聽見「起承轉合」。記得重複重點：在線上，聽衆隨時可能被訊息干擾、走神。所以，每隔一段落就幫他們「拉線索」—簡短重申一次前面的重要觀點，像是在織一張網，確保大家不會漏掉核心訊息。

現場簡報靠的是氣場與互動，而線上簡報靠的則是體驗設計。你要讓聽衆感覺到留在這裡聽你說，是值得的。

【推薦書籍】

書名：賺回4,000萬的簡報技術

作者：蘇書平

簡介：前臺灣微軟、VMware資深業務經理、超過700家企業內訓與顧問輔導經驗、先行智庫董事長暨執行長。

出版社：大是文化