管理前哨站／用對方法 力氣不白花

日常生活中常聽到很多人說：「我這麼努力工作，沒有功勞也有苦勞，沒有苦勞也有疲勞」，這是一種似是而非的說法。沒有創造貢獻，沒有任何績效，再怎麼努力、苦勞、疲勞，都非企業所期望。由此可見，企業人做事，光靠「努力」還是不夠。

「努」字是由「奴」和「力」組成，沒有明確目標，容易迷失方向，使用的方法不對，淪爲盲目使蠻力，無異是浪費精神，虛耗體力，再怎麼「努力」都無濟於事。這種沒有目標、沒有方法的「努力」，有如奴才出兩倍力量，無助於達成目標。用對方法，講究效果的努力纔有意義、纔有價值。

管理工作旨在經濟有效的達成目標，爲組織創造最大利益，必須特別講究「方法論」。方法論是一套事前規劃，觀前顧後，理性、聰明、務實的做事方法。質言之，方法論是指人們做任何工作之前，先從宏觀的角度思考，審慎檢視當前的經濟環境，產業動態，競爭優勢與弱勢，擁有資源與能耐，公司期望與目標，研擬一份工作方法或作業規範，做爲後續執行的藍本。

方法論就是管理學所標榜的策略規劃，廣泛應用於任何領域的工作，主張理性解析各工作細節，精準掌握關鍵作業，徹底改變以往「兵來將擋，水來土淹」的消極因應心態。無論是個人或企業，只要目標明確，用對方法，掌握關鍵，不僅可以大幅提高工作效率，徹底消除錯誤，務實杜絕浪費，距離達成期望目標也就不遠了。

管理學討論改善及提高工作效率的方法很多，PDCA分析堪稱是最簡單、最常被應用的方法。PDCA是指規劃、執行、查覈、採取糾正行動，這四個動作周而復始，循環不息，簡稱爲管理循環。

規劃的英文字Planning，具有動態性意義，是指檢視當前環境與競爭狀況，熟諳知己知彼功夫，從方法論觀點着手，研擬一套最適合的做事方法，透過溝通與教導，達成共識，做爲執行工作的準據。

管理工作的規劃與執行，通常都是由不同部門或人員各司職責，合作完成。猶如建築師按照業主的心意與期望，設計一套建築藍圖，營造廠按照設計藍圖，遵守工作方法，掌握作業要領，進行實際建築工作。

規劃部門規劃的結果，通常都會寫成書面計劃（Plan），從這裡也可以看出規劃與計劃的差別。質言之，規劃是一種動態過程，而計劃則是規劃結果據以執行的書面文件。規劃方案經過充分溝通，做爲執行的藍本，不致迷失方向，方法明確，清楚明白，可望順利達成目標。

徒法不足以自行，工作方法規劃完成，不表示可以高枕無憂，等待收穫。執行過程中，隨着時間推移，環境變遷，做事慣性，常會發生出乎意料的狀況。必須不斷檢討、查覈，確保按計劃方案執行，防止「差之毫釐，失之千里」現象。

若發現些微偏差，而偏差是在可接受範圍內，可按計劃方案繼續執行。若發現的偏差超越規範標準，必須當機立斷，立刻採取糾正行動，迅速導之以正。

任何工作都有最適工作方法，最適方法是人們動腦思考，用心尋求，辛苦得來的。《荀子修身篇》一段話，給企業人很大的啓示:凡事只要方向正確，路雖遠行則將至，只要用對方法，事雖難做則必成。