職場AI革命! 破解工作日常亂象 一鍵搞定時間優先順序

圖:《未生》、《羅曼史是別冊附錄》劇照

在現代職場中，每天都面臨着多重任務和不斷突發的干擾，如何有效安排優先順序，成爲保持高效率的關鍵呢？幸運的是，現在有各式各樣的協作工具，生成式AI（如Chat gpt、Microsoft Teams內建的Copilot、Google Meet的Gemini）可以成爲你的時間管理助手，幫助你專注重要事務。

時間管理

要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間；例如，「在接下來的三天我有什麼計劃？請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以爲你的行事曆分類，比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。

圖:《流星》劇照

要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議；例如，「關於季度業務審查，根據先前的電子郵件[請自行指定郵件]，建議與[請自行指定對象]安排協調會議」。生成式AI還可以根據任務的優先順序，建議更改日程安排。

圖:《未生》劇照

要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊，爲通話、活動、會議或工作坊做準備。

如果無法參加某個線上會議，生成式AI可以幫你歸納會議內容；例如，「如果講者有分享文件，請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目；例如，「後續步驟是否指派給我負責？期限是什麼時候」。生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄（錄音或錄影）。

圖:《未生》劇照

摘要整理

如果每天都被大量來自電子郵件、簡報、冗長文件和報告的資訊淹沒，要看完這些內容並歸納重點便是一大挑戰。

生成式AI可以幫忙總結和解讀資訊，靈活處理不同類型的輸入，並且輸出你要的東西；例如，可能有不同的風格和格式的摘要，像是表格、條列事項、執行摘要、簡短備忘錄等。

圖:《羅曼史是別冊附錄》劇照

假設你需要在半小時內審閱一份三十頁的文件。由於時間不夠，你幾乎只能閱讀執行摘要和第一部分。然而，你擔心可能會錯過一些重點，無法做出合理建議。你可以要求生成式AI摘要這份文件，建立要點清單，並註明每個要點來自哪個章節或哪一頁。

本文摘自：《職場人的生成式AI工作法》，艾麗莎．法瑞（Elisa Farri）、賈布里．羅薩尼（Gabriele Rosani）着，天下文化出版