解密E-mail、訊息溝通「5大原則」！避免浪費時間、慘遭已讀不回

▲現代人每天訊息量爆炸，要發一封資訊清晰的信可記住5個原則，減少來回時間成本。（示意圖／達志影像／美聯社）

文／羅斯．阿特金斯（Ros Atkins）譯者／王曉伯摘自／時報出版《愈忙愈要會表達：讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》

我們每天收到的訊息數量激增，電子郵件、簡訊、網站內容、社交媒體貼文、電子報等無所不在。以往，我們可以合理期待對方閱讀、標記已讀並回應，但如今，這樣的期待已經不切實際。

這並不是批評，而是資訊過量下的必然結果。如果我們想讓自己的文字溝通更有效，就必須接受這個環境並適應它。如果一封電子郵件或訊息一開始就清晰完整，可以省去大量來回溝通的時間與精力。例如：學校舉辦校外教學，若家長能在第一封信件中獲得所有關鍵資訊，就不會有大量後續詢問。

一封結構良好、訊息清楚的電子郵件，比數十封斷斷續續的溝通更有效、更節省時間。我的妻子莎拉是一位法官，她尤其注重溝通的清晰與否，她將其稱爲「初始投資」：如果一開始就溝通清楚，回報就會隨之而來。

哈佛甘迺迪政府學院（Harvard Kennedy School of Government）教授泰德．羅傑斯是行爲科學與溝通專家，他的研究顯示：簡短的書面溝通，若設計得當，能帶來更高的參與率、更快的決策、更有效的行動。

基於我的經驗與羅傑斯教授的研究，我總結出以下5項原則：

1. 精簡：刪去冗長、沒必要的內容，確保訊息能在數秒內理解。2. 明確：確保讀者立即知道這則訊息的重點與行動。3. 結構清晰：用標題、標點或段落符號，讓讀者一眼就能找到關鍵資訊。4. 讀者導向：站在對方角度思考，提供最相關、最實用的訊息。5. 行動導向：清楚告知對方下一步該怎麼做，減少來回確認的時間。

當我們的訊息能夠突破資訊過載的噪音，就能讓溝通變得更快、更順暢、更有效。我們都遇過這樣的情境：「這封信到底想表達什麼？」「我還要花時間找我要的資訊嗎？」「這場會議用一封電子郵件就能解決了。」

如果我們願意在一開始投入心力，就能減少後續的混亂、時間浪費與誤解。這是一項超值的「初始投資」，而回報是更好的工作效率與個人聲譽。

★本文摘自時報出版《愈忙愈要會表達：讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》，作者羅斯．阿特金斯（Ros Atkins），BBC 新聞主播與分析編輯。擅長以清晰、簡明、易於理解的方式，解說複雜事件，使他被譽爲國家的「首席解說專家」。