結合視覺化表達 讓你在一頁報告就能抓住所有人的目光、更具吸引力

示意圖／ingimage

藉由結構化思考，你可以提煉出報告的核心觀點，並以邏輯清晰的架構呈現。

而透過視覺化表達，則可以將這些觀點以更直觀、易懂、且引人入勝的方式呈現出來，讓你在一頁報告的階段就能抓住所有人的目光與注意力，達到事半功倍的溝通效果。比方說，在案例中最後使用結論樹整理出的一頁報告，該如何視覺化表達呢？

本文出自《看得見的高效思考》

用視覺化更方便理解

「我覺得可以加入一些圖表或圖解。」「加入一些新品或通路的圖片如何？應該更能吸睛吧。」

「在重點數字或關鍵字上加粗字體、用顏色凸顯。」

「可以把文字精簡，現在的字太多了。」

等等，別急着太快跳入「視覺化」的坑。視覺化只是手段，目的是爲了更好的理解與溝通；千萬不要爲了視覺化而視覺化。當然，這些想法或許是個好建議，不過可以再想想：

我想告訴你的是：視覺化能增進理解，但增進理解未必需要視覺化。我們可以先檢視一下現在的一頁報告有什麼閱讀或理解上的阻礙？

1. 標題僅有明年業績目標，挺無感的。

2. 副標過於平鋪直敘，無法直覺理解內容的重點。

3. 內容過於冗長，可以精簡文字或更簡潔的換句話說。

爲了解決這些阻礙，我們可以這麼做：

1. 提升標題與報告對象的連結性。

2. 將關鍵訊息與副標結合，更好理解要表達的觀點。

3. 精簡文字，用簡潔口吻帶出重點，不需要過多細節。

首先，在標題上調整爲「強化品牌與通路合作，逆勢成長、創造雙贏」來強調公司與通路之間的緊密合作，纔有機會在大環境不佳的條件下逆勢成長，創造雙贏局面，公司業績成長、通路也能帶動整體銷售。

其次，在三個副標上結合關鍵訊息做出調整，讓報告對象看到副標就能理解重點。

最後，是精簡訊息的文字描述，刪除過多的細節，比方說「運用電視、數位、戶外廣告、社羣媒體和網紅名人等管道進行產品宣傳」可以簡化爲「運用多元媒體和網紅名人等管道進行產品宣傳」這樣的說法，儘可能讓每個條列訊息維持在一行就能讀完（圖4-14）。

此外，將標題的字體放大，和副標、內容做出區隔。像這樣的條列方式，就是一頁報告最典型、卻也是最有效的形式。有明確的觀點訴求、報告中的重點訊息，以及關鍵數字，就足夠滿足報告對象的需求。

別忘了，一頁報告的目的是爲了增進對方理解與閱讀後續報告的意願，而不是取代完整報告的功能。

因此，不需要爲了過度強調視覺化而強行加入圖表、圖解等元素。比方說，像圖4-15這樣的一頁報告，雖然加入了更多視覺化元素，但對於訊息傳達的成效並沒又太多提升；甚至可能因此模糊了報告對象的焦點，或是需要說明更多來解釋。

花了更多時間精力，卻沒能提升成效，就失去了一頁報告的本意。

（本文出自《看得見的高效思考》作者：劉奕酉)

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